Checkliste zur KI-Verordnung für Unternehmen, die KI nutzen
Stand 9. November 2026. Frei kopierbar und nutzbar. Artikeltexte aus EUR-Lex und dem AI Act Service Desk.
Ein Unternehmen, das KI-Systeme in eigener Verantwortung verwendet, ist Betreiber im Sinne der KI-Verordnung (Artikel 3 Nummer 4). Diese Checkliste nennt, was die Verordnung von Betreibern verlangt, aus welchem Artikel jede Pflicht stammt und welcher Nachweis zeigt, dass sie erfüllt ist: KI-Kompetenz seit dem 2. Februar 2025, Transparenz ab dem 2. August 2026 und die Pflichten aus Artikel 26 und 27 für Hochrisiko-Verwendungen ab dem 2. Dezember 2027.
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14. Oktober 2026: Die erste harmonisierte Norm zur KI-Verordnung, EN 18286 (Qualitätsmanagement für Anbieter von Hochrisiko-KI-Systemen), wurde im Amtsblatt veröffentlicht. Was das für Betreiber bedeutet.
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Die Checkliste
Beginnen Sie mit Abschnitt 1, der für jedes Unternehmen gilt. Abschnitt 2 gilt nur für KI-Systeme, die nach Artikel 6 und Anhang III hochriskant sind. Abschnitt 3 hängt davon ab, was Sie veröffentlichen, Abschnitt 4 davon, auf welchen Modellen Sie aufbauen.
1. Jedes Unternehmen, das KI nutzt
Gilt unabhängig vom Werkzeug: Chat-Assistenten, KI-Funktionen in anderer Software, Coding-Agenten und Modelle per API.
| Nr. | Was zu tun ist | Artikel | Wie Sie es nachweisen |
|---|---|---|---|
| 1 | KI-Kompetenz. Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz der Beschäftigten und anderer Personen zu fördern, die in Ihrem Auftrag KI-Systeme betreiben oder nutzen, abgestimmt auf Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung und den Einsatzkontext. | ArtikelArt. 4 (seit 2. Feb. 2025, geändert durch VO 2026/1744) | Wie Sie es nachweisenSchulungsnachweise je Rolle (Datum, Teilnehmende, Inhalt), die von den Beschäftigten bestätigte KI-Richtlinie und Hinweise zu Risiken wie Halluzinationen. Ein Zertifikat ist nicht erforderlich. |
| 2 | Inventar. Jedes KI-System und jeden Anwendungsfall erfassen: Zweck, Verantwortliche, Nutzende, Modelle und Anbieter sowie die eingegebenen Daten. | ArtikelGrundlage für Art. 4, 6, 26 und 50 | Wie Sie es nachweisenEin KI-Register mit Verantwortlichen, Zweck, Nutzenden, Modellen, Anbietern, Datenkategorien, Veröffentlichung von Ausgaben und Datum der letzten Prüfung. Ein Export der genutzten Modelle und Anbieter je Anwendung oder Schlüssel. |
| 3 | Risikoeinstufung. Jeden Anwendungsfall mit den acht Bereichen des Anhangs III abgleichen: Biometrie, kritische Infrastruktur, Bildung, Beschäftigung und Personalmanagement, grundlegende private und öffentliche Dienste (darunter Kreditwürdigkeit sowie Risiko und Preise bei Lebens- und Krankenversicherungen), Strafverfolgung, Migration und Grenzkontrolle, Rechtspflege und demokratische Prozesse. Texte entwerfen, übersetzen, zusammenfassen und Programmierhilfe sind keine Bereiche des Anhangs III. Hochriskant wird eine solche Verwendung, wenn die KI einem dort genannten Zweck dient, etwa dem Filtern von Bewerbungen. | ArtikelArt. 6 Abs. 2 und 3, Anhang III | Wie Sie es nachweisenEin Einstufungsvermerk je Anwendungsfall mit der geprüften Nummer des Anhangs III und der Begründung, einer etwa genutzten Ausnahme nach Artikel 6 Absatz 3, Freigabe durch die Rechtsabteilung und erneuter Prüfung bei jeder Zweckänderung. Profiling natürlicher Personen in einem Bereich des Anhangs III ist immer hochriskant. |
| 4 | Rollenprüfung. Bestätigen, dass Sie Betreiber bleiben. Anbieterpflichten übernehmen Sie, wenn Sie ein Hochrisiko-System unter eigenem Namen oder eigener Marke anbieten, es wesentlich verändern oder den Zweck eines KI-Systems so ändern, dass es hochriskant wird. | ArtikelArt. 25 Abs. 1 | Wie Sie es nachweisenEin Vermerk im Register je System: eigene Marke ja oder nein, vorgenommene Änderungen, eigener Zweck im Vergleich zum Zweck des Anbieters. |
2. Nur wenn Sie ein Hochrisiko-KI-System betreiben
Verwendungen nach Anhang III, ab dem 2. Dezember 2027 (Artikel 113 in der Fassung des Digital Omnibus zur KI).
| Nr. | Was zu tun ist | Artikel | Wie Sie es nachweisen |
|---|---|---|---|
| 5 | Verwendung nach Gebrauchsanweisung. Technische und organisatorische Maßnahmen treffen, damit das System gemäß der Gebrauchsanweisung des Anbieters verwendet wird. | ArtikelArt. 26 Abs. 1 | Wie Sie es nachweisenDie Gebrauchsanweisung mit Version in der Ablage und ein internes Verfahren, das jeder Anweisung eine Kontrolle zuordnet. |
| 6 | Menschliche Aufsicht. Die Aufsicht Personen übertragen, die über die nötige Kompetenz, Ausbildung und Befugnis verfügen, und ihnen die nötige Unterstützung geben. | ArtikelArt. 26 Abs. 2 | Wie Sie es nachweisenBenannte Aufsichtspersonen je System, ihre Schulungsnachweise, ihre Befugnis, das System anzuhalten oder zu übersteuern, und der Eskalationsweg. |
| 7 | Eingabedaten. Soweit Sie die Eingabedaten kontrollieren, sicherstellen, dass sie im Hinblick auf den Zweck relevant und ausreichend repräsentativ sind. | ArtikelArt. 26 Abs. 4 | Wie Sie es nachweisenEine Beschreibung der Datenquellen und eine datierte Prüfung von Relevanz und Repräsentativität. |
| 8 | Überwachung. Den Betrieb anhand der Gebrauchsanweisung überwachen. Bei einem möglichen Risiko Anbieter oder Händler und die Marktüberwachungsbehörde informieren und die Verwendung aussetzen. Schwerwiegende Vorfälle melden. | ArtikelArt. 26 Abs. 5 | Wie Sie es nachweisenEin Überwachungsprotokoll, ein Vorfallverfahren mit den Kontakten von Anbieter und Behörde und Aufzeichnungen über Meldungen oder Aussetzungen. |
| 9 | Protokolle aufbewahren. Die vom Hochrisiko-System automatisch erzeugten Protokolle, soweit sie Ihrer Kontrolle unterliegen, für einen dem Zweck angemessenen Zeitraum von mindestens sechs Monaten aufbewahren, sofern Unionsrecht oder nationales Recht, insbesondere zum Datenschutz, nichts anderes vorsieht. | ArtikelArt. 26 Abs. 6 | Wie Sie es nachweisenAufbewahrungseinstellung und Speicherort der Systemprotokolle, der Löschplan und ein Beispielexport über mindestens sechs Monate. |
| 10 | Beschäftigte informieren. Vor der Inbetriebnahme oder Verwendung eines Hochrisiko-Systems am Arbeitsplatz informieren Arbeitgeber die Arbeitnehmervertretung und die betroffenen Beschäftigten. | ArtikelArt. 26 Abs. 7 | Wie Sie es nachweisenDie datierte Mitteilung an die Beschäftigten und das Protokoll oder Schreiben an den Betriebsrat oder eine andere Arbeitnehmervertretung. |
| 11 | Betroffene informieren. Trifft ein System nach Anhang III Entscheidungen über natürliche Personen oder unterstützt es sie dabei, diese Personen über die Verwendung informieren. | ArtikelArt. 26 Abs. 11 | Wie Sie es nachweisenDer Text des Hinweises und wo und wann er den betroffenen Personen angezeigt wird. |
| 12 | Grundrechte-Folgenabschätzung, wo vorgeschrieben: Einrichtungen des öffentlichen Rechts, private Einrichtungen, die öffentliche Dienste erbringen, und Betreiber von Systemen zur Kreditwürdigkeit oder zu Risiko und Preisen bei Lebens- und Krankenversicherungen (Anhang III Nr. 5 Buchst. b und c) prüfen die Auswirkungen vor der ersten Verwendung und teilen das Ergebnis der Marktüberwachungsbehörde mit. Kritische Infrastruktur (Anhang III Nr. 2) ist ausgenommen. | ArtikelArt. 27, Art. 26 Abs. 9 | Wie Sie es nachweisenDie durchgeführte Folgenabschätzung (Prozesse, Zeitraum und Häufigkeit, betroffene Gruppen, Risiken, Aufsicht, Maßnahmen und Beschwerdewege), die versandte Mitteilung und Verweise auf Ihre Datenschutz-Folgenabschätzung nach Artikel 35 DSGVO. |
3. Transparenz
Artikel 50 gilt ab dem 2. August 2026.
| Nr. | Was zu tun ist | Artikel | Wie Sie es nachweisen |
|---|---|---|---|
| 13 | Kennzeichnung durch den Anbieter. Anbieter von KI-Systemen, die synthetische Audio-, Bild-, Video- oder Textinhalte erzeugen, kennzeichnen die Ausgaben maschinenlesbar als künstlich erzeugt oder manipuliert. Das ist eine Pflicht des Anbieters. Für Systeme, die vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebracht wurden, gilt sie ab dem 2. Dezember 2026. | ArtikelArt. 50 Abs. 2, Art. 111 Abs. 4 | Wie Sie es nachweisenFür jedes generative Werkzeug im Register die Erklärung oder Dokumentation des Anbieters zur Kennzeichnung, mit Datum Ihrer Prüfung. |
| 14 | Deepfakes und Texte von öffentlichem Interesse. Offenlegen, dass Deepfake-Bilder, -Audio oder -Videos künstlich erzeugt oder manipuliert wurden. Offenlegen, dass veröffentlichte Texte zur Information der Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse von KI erzeugt oder manipuliert wurden, außer sie wurden menschlich geprüft oder redaktionell kontrolliert und eine Person trägt die redaktionelle Verantwortung. | ArtikelArt. 50 Abs. 4 | Wie Sie es nachweisenEine Kennzeichnungsregel im Veröffentlichungsablauf, Beispiele gekennzeichneter Inhalte und der Name der Person mit redaktioneller Verantwortung für geprüfte Texte. |
| 15 | Emotionserkennung und biometrische Kategorisierung. Die betroffenen Personen über den Betrieb eines solchen Systems informieren. | ArtikelArt. 50 Abs. 3 | Wie Sie es nachweisenDer Text des Hinweises und wo er angezeigt wird, oder ein Vermerk im Register, dass kein solches System genutzt wird. |
4. Unterlagen von Modellanbietern
Die Pflichten für KI-Modelle mit allgemeinem Verwendungszweck liegen bei den Anbietern und gelten seit dem 2. August 2025.
| Nr. | Was zu tun ist | Artikel | Wie Sie es nachweisen |
|---|---|---|---|
| 16 | Unterlagen zu KI-Modellen mit allgemeinem Verwendungszweck. Wenn Sie ein solches Modell in Ihr eigenes KI-System integrieren, die Informationen und Dokumentation anfordern, die der Anbieter nachgelagerten Anbietern bereitstellen muss, dazu die öffentliche Zusammenfassung der Trainingsinhalte und die Urheberrechtsstrategie. Open-Source-Modelle sind von der Dokumentationspflicht ausgenommen, außer bei systemischem Risiko. | ArtikelArt. 53 Abs. 1 Buchst. b, c, d, Anhang XII | Wie Sie es nachweisenEin Ordner je Modell mit Anbieterdokumentation, Link zur Zusammenfassung der Trainingsinhalte, Urheberrechtsstrategie, Auftragsverarbeitungsbedingungen und Abrufdatum, verlinkt aus dem Register. |
Wie ein Gateway bei den Nachweisen hilft
Mehrere Zeilen oben brauchen dasselbe: eine aktuelle Aufstellung, welche Modelle und Anbieter jede Anwendung nutzt, und eine Historie, wer die Regeln geändert hat. Laufen alle KI-Anfragen über ein Gateway, entsteht diese Aufstellung von selbst.
Standard Compute bündelt Claude, GPT, Gemini und offene Modelle in einem Unternehmenskonto, mit einem Schlüssel für jede Person und jede Anwendung. Jede Änderung durch Admins wird mit altem und neuem Wert protokolliert. Für jede Anfrage exportieren Sie einen Datensatz mit Modell, ausführendem Anbieter und geltender Regionsregel, aufbewahrt für 12 Monate. Anfragedatensätze enthalten nur Metadaten (Modell, Anbieter, Tokens, Kosten und Status), nie Ihre Prompts oder Ausgaben.
| Zeile der Checkliste | Was Standard Compute aufzeichnet oder durchsetzt |
|---|---|
| 2. Inventar | Ein Schlüssel je Person und je Anwendung, die Modelle, die jeder Schlüssel nutzen darf, und Modell und ausführender Anbieter jeder Anfrage. |
| 3 und 4. Einstufung und Rolle | Modell-Freigabelisten je Schlüssel, damit ein Anwendungsfall nur auf den dafür freigegebenen Modellen läuft. |
| 9. Protokolle | Ein Anfrageprotokoll mit Modell, Anbieter und Regionsregel für jeden Aufruf, aufbewahrt für 12 Monate und exportierbar. |
| 1 und 16. Richtlinie und Anbieterwahl | Anbieter-Freigabelisten für das Unternehmen, ein Team oder einen Schlüssel. Neue Anbieter kommen nie ohne Freigabe durch Admins hinzu, und Fallbacks können Ihre Liste nie umgehen. |
| Historie der Richtlinie | Ein Admin-Audit-Log mit altem und neuem Wert für jede Änderung an Personen, Schlüsseln und Regeln. |
| Datenschutz | Eine Europa-Regel: Jede Anfrage, auch Wiederholungen und Fallbacks, wird nur von freigegebenen europäischen Inferenz-Endpunkten bedient. Zero Data Retention: Anfragen gehen nur an Endpunkte, die zusagen, keine Kopie Ihrer Daten zu speichern. |
Das sind Gateway-Aufzeichnungen über die Nutzung von Modellen und Anbietern. Die Protokolle nach Artikel 26 Absatz 6 sind die, die ein Hochrisiko-System selbst erzeugt. Was die Verordnung von Ihrem Unternehmen verlangt, entscheidet Ihre Rechtsabteilung. Diese Checkliste ist keine Rechtsberatung.
Fragen
- Ist die Nutzung von ChatGPT, Claude oder Coding-Agenten für Büroarbeit nach der KI-Verordnung hochriskant?
- Hochriskant sind die Systeme nach Artikel 6 Absatz 1 und die Anwendungsfälle in Anhang III, etwa Personalauswahl, Personalmanagement, Kreditwürdigkeit, Bildung und Zugang zu grundlegenden Diensten. Texte entwerfen, übersetzen, zusammenfassen und Programmierhilfe stehen nicht auf dieser Liste. Dasselbe Werkzeug wird hochriskant, wenn es für einen dort genannten Zweck eingesetzt wird, etwa um Bewerbungen zu filtern oder Beschäftigte zu bewerten.
- Wie lange muss ein Betreiber KI-Protokolle aufbewahren?
- Bei Hochrisiko-Systemen verlangt Artikel 26 Absatz 6, die vom System automatisch erzeugten Protokolle, soweit sie der Kontrolle des Betreibers unterliegen, für einen dem Zweck angemessenen Zeitraum von mindestens sechs Monaten aufzubewahren, sofern Unionsrecht oder nationales Recht, insbesondere zum Datenschutz, nichts anderes vorsieht.
- Wer muss eine Grundrechte-Folgenabschätzung durchführen?
- Nach Artikel 27 Einrichtungen des öffentlichen Rechts, private Einrichtungen, die öffentliche Dienste erbringen, und Betreiber von Systemen nach Anhang III zur Kreditwürdigkeit oder zu Risiko und Preisen bei Lebens- und Krankenversicherungen. Sie erfolgt vor der ersten Verwendung, das Ergebnis geht an die Marktüberwachungsbehörde. Sie kann auf die Datenschutz-Folgenabschätzung nach DSGVO verweisen.
- Ab wann gelten die Transparenzpflichten nach Artikel 50?
- Ab dem 2. August 2026. Betreiber legen Deepfakes und KI-erzeugte Texte zu Angelegenheiten von öffentlichem Interesse offen (Artikel 50 Absatz 4). Anbieter kennzeichnen synthetische Ausgaben maschinenlesbar (Artikel 50 Absatz 2). Für Systeme, die vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebracht wurden, haben sie nach Artikel 111 Absatz 4 bis zum 2. Dezember 2026 Zeit.
- Was bringt ein KI-Gateway für diese Checkliste?
- Eine Aufstellung, welche Modelle und Anbieter jede Anwendung nutzt, und einen Ort, an dem die freigegebene Liste durchgesetzt wird. Standard Compute exportiert ein Anfrageprotokoll mit Modell, Anbieter und Regionsregel, aufbewahrt für 12 Monate, protokolliert jede Admin-Änderung mit altem und neuem Wert und setzt Modell- und Anbieter-Freigabelisten durch.
Quellen
- Verordnung (EU) 2024/1689, KI-Verordnung, EUR-Lex
- Verordnung (EU) 2026/1744, Digital Omnibus zur KI, EUR-Lex
- AI Act Service Desk, konsolidierte Fassung: Artikel 4, Artikel 6, Artikel 25, Artikel 26, Artikel 27, Artikel 50, Artikel 53, Artikel 111, Artikel 113, Anhang III
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