KI-Richtlinie für Unternehmen: kostenlose Vorlage

Diese Richtlinie regelt die Nutzung von Werkzeugen der künstlichen Intelligenz (KI) bei [Unternehmen]: Chat-Assistenten, KI-Funktionen in anderer Software, Coding-Agenten und KI-Modelle, die über eine API aufgerufen werden.

Sie gilt für alle Mitarbeitenden, freien Mitarbeitenden und Leihkräfte, die KI für Arbeit bei [Unternehmen] nutzen, auf dienstlichen wie privaten Geräten.

Sie ergänzt unsere Richtlinien zur Informationssicherheit, zum Datenschutz und zur IT-Nutzung. Bei Widersprüchen gilt die strengere Regel.

Fragen zu dieser Richtlinie gehen an [Verantwortliche Person, E-Mail].

Nutzen Sie nur die KI-Tools auf der Liste freigegebener Tools unter [Intranet-Link]. Die Liste nennt für jedes Tool den erlaubten Zweck und die höchste zulässige Datenklasse (Abschnitt 3).

Melden Sie sich bei freigegebenen Tools mit Ihrem [Unternehmen]-Arbeitskonto per Single Sign-on (SSO) über [Microsoft Entra ID / Google Workspace / Okta] an. Private Konten und private Abonnements sind für die Arbeit bei [Unternehmen] nicht erlaubt.

Zugang wird über [Gruppenmitgliedschaft im Identitätsanbieter / einen Antrag beim IT-Service-Desk] vergeben. Wer [Unternehmen] verlässt oder die Rolle wechselt, verliert den Zugang über dieselben Gruppen.

API-Schlüssel werden pro Person oder pro Anwendung vergeben, nie geteilt und in [Secrets-Manager] gespeichert.

Neue Tools beantragen Sie über [Formular] bei [Verantwortliche Person]. Informationssicherheit, Datenschutz und Einkauf prüfen das Tool, bevor es auf die Liste kommt. Eine kostenlose Testversion eines nicht freigegebenen Tools gilt als Nutzung.

Alles, was Sie eingeben, einfügen, hochladen oder ein Tool lesen lassen (Dateien, Bildschirme, Repositories, E-Mails, Besprechungsaudio), gilt als Prompt.

Ordnen Sie Daten nach unserem Klassifizierungsschema ein. Die Tabelle zeigt, was in einem freigegebenen Tool in einen Prompt darf.

Wenn Sie unsicher sind, behandeln Sie die Daten wie die höhere Klasse oder fragen Sie [Verantwortliche Person].

Nutzen Sie KI nicht, um sensible Merkmale von Personen abzuleiten, Mitarbeitende zu überwachen oder über eine Person zu entscheiden, ohne die menschliche Prüfung nach Abschnitt 7.

[Unternehmen] führt eine Allowlist der KI-Modelle und der Anbieter, die sie ausführen dürfen. Ein Modell oder Anbieter, der nicht auf der Liste steht, darf keine Daten von [Unternehmen] verarbeiten.

Ein Anbieter kommt erst nach Prüfung auf die Liste: wo die Inferenz läuft [z. B. nur in Europa], ob er Prompts und Ausgaben speichert (für Vertraulich und höher verlangen wir Zero Data Retention), ob er mit unseren Daten trainiert (das darf er nicht), seine Unterauftragsverarbeiter und ein unterschriebener Auftragsverarbeitungsvertrag.

Open-Weight-Modelle werden pro Anwendung freigegeben, für die auf der Allowlist genannten Zwecke.

Wiederholungen und Fallbacks bleiben innerhalb der Allowlist. Ein Tool, das Anfragen unbemerkt an andere Anbieter weiterleitet, ist nicht freigegeben.

[Verantwortliche Person] pflegt die Allowlist unter [Link] und überprüft sie zusammen mit dieser Richtlinie.

Coding-Agenten (zum Beispiel Claude Code, Codex, Cursor, GitHub Copilot oder Cline) dürfen in den unter [Link] genannten Repositories genutzt werden.

Keine Geheimnisse in Prompts, Agenten-Anweisungen oder eingechecktem Code. Halten Sie .env-Dateien und Zugangsdaten außer Reichweite des Agenten und lassen Sie [Secret-Scanning-Tool] bei jedem Commit laufen.

Agenten laufen mit den geringsten nötigen Rechten: keine Produktionszugangsdaten, kein Schreibzugriff auf Produktivsysteme und keine automatische Freigabe von Befehlen, die Daten löschen, Infrastruktur ändern oder auf geschützte Branches pushen.

Jeder von KI geschriebene Code durchläuft den normalen Pull-Request-Review durch eine andere Person als die, die ihn erzeugt hat, und dieselben Tests und Sicherheitsscans wie jeder andere Code. Verantwortlich ist die Person, die den Pull Request stellt.

Prüfen Sie die Lizenzen von Abhängigkeiten, die der Agent hinzufügt, und von längeren wörtlich übernommenen Passagen.

MCP-Server, Plugins und Erweiterungen sind Tools im Sinne von Abschnitt 2 und brauchen vor der Nutzung eine Freigabe.

Freigegebene Tools werden so eingerichtet, dass Anbieter keine Kopie von Prompts und Ausgaben über die Bearbeitung der Anfrage hinaus behalten, wo immer der Anbieter das anbietet.

[Unternehmen] protokolliert Metadaten der KI-Nutzung: wer, welches Tool oder welcher Schlüssel, welches Modell und welcher Anbieter, wann und zu welchen Kosten. Diese Daten werden [12 Monate] aufbewahrt.

Inhalte von Prompts und Ausgaben werden nicht zentral protokolliert, außer bei [gesetzlicher Pflicht oder freigegebenem Anwendungsfall]. Wo sie protokolliert werden, sind sie wie die höchste enthaltene Datenklasse geschützt.

Chatverläufe in freigegebenen Tools werden nach [Frist] gelöscht. Ergebnisse, die Geschäftsunterlagen sind, werden in [Dokumentensystem] abgelegt, nicht nur im KI-Tool.

Nutzungsprotokolle dienen der Sicherheit, der Kostenkontrolle und der Compliance, wie in [Datenschutzhinweis für Beschäftigte] beschrieben.

Sie sind für jedes KI-Ergebnis verantwortlich, das Sie verwenden. Prüfen Sie Fakten, Zahlen, Zitate, Quellen, Code und rechtliche Aussagen, bevor Sie sich darauf stützen.

Eine fachlich geeignete Person prüft KI-Ergebnisse, bevor sie an Kunden gehen, veröffentlicht werden, in einen Vertrag einfließen oder in eine Entscheidung über eine Person, etwa bei Einstellung, Leistungsbewertung, Kredit oder Zugang zu einer Leistung.

KI trifft keine abschließenden Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung für eine Person. [Nennen Sie Anwendungen, die verboten sind oder eine eigene Risikobewertung brauchen.]

Wo Ihr Berufsrecht es verlangt, halten Sie in [System] fest, wenn KI wesentlich zu einer Beratung beigetragen hat.

Veröffentlicht [Unternehmen] Bild-, Audio- oder Videoinhalte, die ein Deepfake sind (Inhalte, die realen Personen, Gegenständen, Orten oder Ereignissen ähneln und fälschlich echt wirken würden), legen wir offen, dass sie künstlich erzeugt oder verändert wurden. Das ist eine Betreiberpflicht nach Artikel 50 Absatz 4 der KI-Verordnung, ab dem 2. August 2026.

Veröffentlichen wir KI-erzeugte oder KI-veränderte Texte, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren, legen wir das ebenfalls offen, außer eine Person hat den Text geprüft oder redigiert und [Unternehmen] trägt die redaktionelle Verantwortung.

Die maschinenlesbare Kennzeichnung von KI-Ausgaben (Wasserzeichen, Metadaten) ist nach Artikel 50 Absatz 2 Pflicht des Anbieters des KI-Systems. Entfernen Sie solche Kennzeichnungen nicht.

Über das Gesetz hinaus gilt bei [Unternehmen]: [Chatbots im Kundenkontakt werden als KI gekennzeichnet / die Kundenkommunikation weist darauf hin, wenn Inhalte überwiegend KI-generiert sind].

[Unternehmen] ergreift Maßnahmen, um die KI-Kompetenz seiner Mitarbeitenden und anderer Personen zu fördern, die in seinem Auftrag KI-Systeme nutzen, unter Berücksichtigung ihrer Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung und Schulung und des Kontexts, in dem die Tools eingesetzt werden. Das ist die Pflicht aus Artikel 4 der KI-Verordnung, die seit dem 2. Februar 2025 gilt.

Alle absolvieren [KI-Grundlagenschulung], bevor sie Zugang zu einem freigegebenen Tool erhalten, und [alle 12 Monate eine Auffrischung].

Die Schulung behandelt diese Richtlinie, die Datenklassen, typische Fehler von Modellen, Prompt Injection und die freigegebenen Zwecke jedes Tools. Entwickelnde mit Coding-Agenten und Teams, die KI bei Entscheidungen über Personen nutzen, erhalten eine zusätzliche rollenbezogene Schulung.

[Personalabteilung / Verantwortliche Person] dokumentiert, wer welche Schulung abgeschlossen hat.

Melden Sie innerhalb von [24 Stunden] an [Sicherheitskontakt oder Kanal]: Daten in einem Tool, in dem sie nicht erlaubt waren, ein Geheimnis, das einem KI-Tool offengelegt wurde, schädliche oder diskriminierende Ausgaben, die Kunden erreicht haben, eine Agentenaktion, die unerwartet etwas geändert oder gelöscht hat, oder einen Verdacht auf Prompt Injection.

Ein Fehler, der schnell gemeldet wird, hat keine disziplinarischen Folgen. Ihn zu verschweigen, ist ein Verstoß gegen diese Richtlinie.

Ein offengelegtes Geheimnis wird sofort ausgetauscht. [Informationssicherheit / Datenschutzbeauftragte Person] prüft, ob das Datenschutzrecht eine Meldung an die Aufsichtsbehörde oder an Betroffene verlangt.

Kostenpflichtige KI-Abonnements, Lizenzen und API-Nutzung brauchen vor dem Kauf die Freigabe durch [Budgetverantwortliche Person]. KI-Tools werden nicht ohne [Spesenfreigabe] mit privaten Karten gekauft.

Jede Person und jede Anwendung mit kostenpflichtiger Nutzung hat ein monatliches Budget, das [Budgetverantwortliche Person] festlegt. Ist das Budget erreicht, stoppt die Nutzung, bis [Budgetverantwortliche Person] mehr freigibt.

[Finanzabteilung] prüft die KI-Ausgaben nach Person, Anwendung und Kostenstelle [jeden Monat].

Ungenutzte Lizenzen und Schlüssel werden bei der [vierteljährlichen] Überprüfung gekündigt.

[Verantwortliche Person] ist für diese Richtlinie, die Liste freigegebener Tools und die Allowlist der Modelle und Anbieter verantwortlich.

Die Richtlinie wird alle [6 Monate] überprüft, und sofort nach einem erheblichen Vorfall, einer neuen Art von Tool oder einer Rechtsänderung.

Verstöße gegen diese Richtlinie werden nach [Disziplinarregelung / Vertragsbedingungen] behandelt.

Versionshistorie: [Datum, Version, Änderung, freigegeben durch].