Politique d'utilisation de l'IA en entreprise : modèle gratuit

Cette politique fixe les règles d'utilisation des outils d'intelligence artificielle (IA) chez [Entreprise] : assistants conversationnels, fonctions d'IA intégrées à d'autres logiciels, agents de code et modèles d'IA appelés par API.

Elle s'applique à tous les salariés, prestataires et intérimaires qui utilisent l'IA pour le compte de [Entreprise], sur des appareils professionnels ou personnels.

Elle complète nos politiques de sécurité de l'information, de protection des données et d'usage des moyens informatiques. En cas de contradiction, la règle la plus stricte s'applique.

Les questions sur cette politique sont adressées à [responsable, e-mail].

N'utilisez que les outils d'IA figurant sur la liste des outils autorisés à [lien intranet]. La liste indique pour chaque outil l'usage permis et la classe de données la plus élevée qu'il peut recevoir (section 3).

Connectez-vous aux outils autorisés avec votre compte professionnel [Entreprise] par authentification unique (SSO) via [Microsoft Entra ID / Google Workspace / Okta]. Les comptes et abonnements personnels ne peuvent pas servir au travail pour [Entreprise].

L'accès est accordé par [appartenance à un groupe du fournisseur d'identité / demande au support informatique]. Un départ de [Entreprise] ou un changement de poste retire l'accès par les mêmes groupes.

Les clés API sont attribuées par personne ou par application, ne sont jamais partagées et sont conservées dans [gestionnaire de secrets].

Pour proposer un nouvel outil, envoyez [formulaire] à [responsable]. La sécurité, la protection des données et les achats l'examinent avant son ajout à la liste. L'essai gratuit d'un outil non autorisé compte comme une utilisation.

Tout ce que vous saisissez, collez, téléversez ou laissez un outil lire (fichiers, écrans, dépôts de code, e-mails, audio de réunion) compte comme un prompt.

Classez les données selon notre schéma de classification. Le tableau indique ce qui peut figurer dans un prompt dans un outil autorisé.

En cas de doute sur la classe, traitez les données comme relevant de la classe supérieure ou demandez à [responsable].

N'utilisez pas l'IA pour déduire des caractéristiques sensibles de personnes, surveiller des salariés ou décider au sujet d'une personne sans la relecture humaine prévue à la section 7.

[Entreprise] tient une liste des modèles d'IA autorisés et des fournisseurs qui peuvent les exécuter. Un modèle ou un fournisseur absent de la liste ne peut pas traiter de données de [Entreprise].

Un fournisseur n'entre dans la liste qu'après examen de : la localisation de l'inférence [par ex. Europe uniquement], la conservation éventuelle des prompts et des réponses (la conservation zéro est exigée pour Confidentiel et au-delà), l'entraînement éventuel sur nos données (interdit), ses sous-traitants ultérieurs et un contrat de sous-traitance signé.

Les modèles à poids ouverts sont autorisés application par application, pour les usages indiqués sur la liste.

Les nouvelles tentatives et les bascules restent dans la liste. Un outil qui redirige discrètement les requêtes vers d'autres fournisseurs n'est pas autorisé.

[Responsable] tient la liste à [lien] et la revoit en même temps que cette politique.

Les agents de code (par exemple Claude Code, Codex, Cursor, GitHub Copilot ou Cline) peuvent être utilisés sur les dépôts listés à [lien].

Aucun secret dans les prompts, les instructions des agents ou le code versionné. Gardez les fichiers .env et les identifiants hors de portée de l'agent, et exécutez [outil de détection de secrets] à chaque commit.

Les agents fonctionnent avec le minimum de privilèges : pas d'identifiants de production, pas d'accès en écriture aux systèmes de production et pas d'approbation automatique des commandes qui suppriment des données, modifient l'infrastructure ou poussent sur des branches protégées.

Tout code écrit par l'IA passe par la revue de pull request habituelle, par une autre personne que celle qui l'a généré, et par les mêmes tests et analyses de sécurité que le reste du code. L'auteur de la pull request est responsable du code.

Vérifiez les licences des dépendances ajoutées par l'agent et de tout long passage reproduit à l'identique.

Les serveurs MCP, plugins et extensions sont des outils au sens de la section 2 et doivent être autorisés avant usage.

Les outils autorisés sont configurés pour que les fournisseurs ne gardent aucune copie des prompts et des réponses au-delà du traitement de chaque requête, partout où le fournisseur le permet.

[Entreprise] journalise les métadonnées d'usage de l'IA : qui, quel outil ou quelle clé, quel modèle et quel fournisseur, quand et pour quel coût. Ces données sont conservées [12 mois].

Le contenu des prompts et des réponses n'est pas journalisé de manière centrale, sauf [obligation légale ou cas d'usage approuvé]. S'il l'est, il est protégé selon la classe de données la plus élevée qu'il contient.

Les historiques de conversation des outils autorisés sont supprimés après [durée]. Les résultats qui constituent des documents de l'entreprise sont enregistrés dans [système documentaire], pas seulement dans l'outil d'IA.

Les journaux d'usage servent à la sécurité, au contrôle des coûts et à la conformité, comme décrit dans [notice d'information des salariés].

Vous êtes responsable de tout résultat d'IA que vous utilisez. Vérifiez faits, chiffres, citations, sources, code et affirmations juridiques avant de vous y fier.

Une personne compétente relit le résultat avant qu'il soit envoyé à un client, publié, intégré à un contrat ou utilisé dans une décision concernant une personne, par exemple un recrutement, une évaluation, un crédit ou l'accès à un service.

L'IA ne prend pas de décision finale produisant des effets juridiques ou similaires significatifs pour une personne. [Indiquez les usages interdits ou soumis à une analyse de risques distincte.]

Lorsque votre profession l'exige, consignez dans [système] les cas où l'IA a contribué de façon substantielle à un conseil donné à un client.

Lorsque [Entreprise] publie une image, un son ou une vidéo constituant un hypertrucage (contenu qui ressemble à des personnes, objets, lieux ou événements réels et pourrait passer à tort pour authentique), nous indiquons qu'il a été généré ou manipulé artificiellement. C'est une obligation du déployeur au titre de l'article 50, paragraphe 4, de l'AI Act, à partir du 2 août 2026.

Lorsque nous publions un texte généré ou modifié par l'IA dans le but d'informer le public sur des questions d'intérêt public, nous le signalons également, sauf si une personne l'a relu ou édité et que [Entreprise] en assume la responsabilité éditoriale.

Le marquage lisible par machine des contenus d'IA (filigranes, métadonnées) incombe au fournisseur du système d'IA au titre de l'article 50, paragraphe 2. Ne supprimez pas ces marquages.

Au-delà de la loi, chez [Entreprise] : [les chatbots en contact avec les clients sont signalés comme IA / la communication client l'indique lorsque le contenu est en grande partie généré par l'IA].

[Entreprise] prend des mesures pour favoriser la maîtrise de l'IA de son personnel et des autres personnes qui utilisent des systèmes d'IA pour son compte, en tenant compte de leurs connaissances, de leur expérience, de leur éducation et de leur formation ainsi que du contexte d'utilisation des outils. C'est l'obligation de l'article 4 de l'AI Act, applicable depuis le 2 février 2025.

Chacun suit [la formation aux bases de l'IA] avant d'accéder à un outil autorisé, puis [une remise à niveau tous les 12 mois].

La formation couvre cette politique, les classes de données, les erreurs possibles des modèles, l'injection de prompt et les usages autorisés de chaque outil. Les développeurs qui utilisent des agents de code et les équipes qui utilisent l'IA dans des décisions concernant des personnes suivent une formation complémentaire adaptée à leur rôle.

[RH / responsable] consigne qui a suivi quelle formation.

Signalez à [contact sécurité ou canal] sous [24 heures] : des données saisies dans un outil où elles n'étaient pas autorisées, un secret exposé à un outil d'IA, un résultat nuisible ou discriminatoire parvenu à un client, une action d'agent qui a modifié ou supprimé quelque chose de façon inattendue, ou une injection de prompt suspectée.

Signaler rapidement une erreur est attendu et n'entraîne pas de sanction. La dissimuler constitue un manquement à cette politique.

Tout secret exposé est renouvelé immédiatement. [La sécurité / le DPO] évalue si le droit de la protection des données impose une notification à l'autorité de contrôle ou aux personnes concernées.

Les abonnements, licences et usages d'API payants nécessitent l'approbation de [responsable budgétaire] avant achat. Aucun outil d'IA n'est acheté avec une carte personnelle sans [validation de note de frais].

Chaque personne et chaque application ayant un usage payant dispose d'un budget mensuel fixé par [responsable budgétaire]. Une fois le budget atteint, l'usage s'arrête jusqu'à ce que [responsable budgétaire] en approuve davantage.

[La direction financière] examine les dépenses d'IA par personne, par application et par centre de coûts [chaque mois].

Les licences et clés inutilisées sont résiliées lors de la revue [trimestrielle].

[Responsable] est responsable de cette politique, de la liste des outils autorisés et de la liste des modèles et fournisseurs autorisés.

La politique est revue tous les [6 mois], et immédiatement après un incident important, l'arrivée d'un nouveau type d'outil ou une évolution de la loi.

Les manquements à cette politique sont traités selon [le règlement intérieur / les conditions contractuelles].

Historique des versions : [date, version, modification, approuvée par].