AI-gebruiksbeleid
Een AI-gebruiksbeleid bevat de schriftelijke regels van een bedrijf voor het gebruik van AI-tools op het werk: welke tools zijn goedgekeurd, welke data in prompts mag, hoe output wordt gecontroleerd en wie u inlicht als er iets misgaat.
Waarom dit belangrijk is voor bedrijven
Medewerkers gebruiken AI, of er nu beleid is of niet. Een helder beleid laat ze het veilig gebruiken en geeft leidinggevenden iets concreets om naar te verwijzen.
Een beleid is het sterkst als de tooling het afdwingt, zodat de goedgekeurde weg ook de makkelijke is.
Voorbeeld
Een beleid bepaalt dat persoonsgegevens van klanten alleen in goedgekeurde tools met verwerking in Europa mogen. IT dwingt dat af door medewerkers sleutels te geven waar een Europa-regel op staat.
Wat dit betekent voor een bedrijf dat AI-API's gebruikt
Een gebruiksbeleid werkt het best als elke regel aansluit op een controle: goedgekeurde tools op single sign-on en lijsten met toegestane tools, dataregels op instellingen voor regio en bewaartermijn, en uitgaven op budgetten. Houd het kort genoeg dat medewerkers het lezen, en werk het bij als u een tool toevoegt. Een adviesbureau met 150 medewerkers schrijft bijvoorbeeld een beleid van twee pagina's dat drie goedgekeurde tools noemt, persoonsgegevens van klanten in elke andere tool verbiedt en zegt bij wie u een fout binnen één werkdag meldt.
Waar het begrip is gedefinieerd: Geen wet eist een document dat AI-gebruiksbeleid heet. Het dichtstbijzijnde juridische aanknopingspunt in de EU is de plicht tot AI-geletterdheid in artikel 4 van de AI-verordening, zoals vervangen door Verordening (EU) 2026/1744: aanbieders en gebruiksverantwoordelijken nemen maatregelen om de ontwikkeling van AI-geletterdheid van hun personeel te ondersteunen, en een schriftelijk beleid is een gangbare manier om dat te doen.
Zo regelt Standard Compute dit
Ons gratis sjabloon voor een AI-gebruiksbeleid (Engelstalig) heeft twaalf bewerkbare secties. De controles die het noemt, komen overeen met instellingen in Standard Compute: SAML SSO, toegestane providers en modellen, een Europa-regel, zero data retention, vaste maandbudgetten en het auditlog.
Vragen die bedrijven stellen
- Is een AI-gebruiksbeleid verplicht onder de AI-verordening?
- De verordening noemt geen beleidsdocument. Artikel 4 verplicht aanbieders en gebruiksverantwoordelijken maatregelen te nemen om de ontwikkeling van AI-geletterdheid te ondersteunen, en sinds de digitale omnibus staat erin dat die verplichting niet inhoudt dat zij een bepaald niveau van AI-geletterdheid voor personen moeten waarborgen. Een beleid, samen met training, is een praktische manier om die maatregelen aan te tonen.
- Wat hoort er in een AI-gebruiksbeleid?
- Ten minste: goedgekeurde tools, welke data in prompts mag, hoe output wordt gecontroleerd voordat die wordt gebruikt, wie eigenaar is van het beleid en hoe u problemen meldt. Voeg regels voor agents en API-sleutels toe als medewerkers hun eigen tools bouwen.
- Moet de ondernemingsraad worden betrokken?
- Bij AI-systemen met een hoog risico op de werkplek verplicht artikel 26, lid 7, van de AI-verordening gebruiksverantwoordelijken die werkgever zijn om werknemersvertegenwoordigers en de betrokken werknemers vooraf te informeren. In Nederland kan daarnaast het instemmingsrecht van de ondernemingsraad onder de Wet op de ondernemingsraden (WOR) van toepassing zijn; bespreek het vroeg met de OR.