AI-beleid sjabloon voor bedrijven

Dit beleid bevat de regels voor het gebruik van tools met kunstmatige intelligentie (AI) bij [Bedrijf]: chatassistenten, AI-functies in andere software, coding agents en AI-modellen die via een API worden aangeroepen.

Het geldt voor alle medewerkers, externe krachten en uitzendkrachten die AI gebruiken voor werk voor [Bedrijf], op apparaten van het bedrijf en op eigen apparaten.

Het vult ons informatiebeveiligingsbeleid, privacybeleid en beleid voor acceptabel gebruik aan. Bij tegenstrijdigheid geldt de strengste regel.

Vragen over dit beleid gaan naar [eigenaar van het beleid, e-mail].

Gebruik alleen de AI-tools op de lijst met goedgekeurde tools op [intranetlink]. De lijst vermeldt per tool waarvoor die gebruikt mag worden en de hoogste dataklasse die erin mag (artikel 3).

Log in op goedgekeurde tools met uw werkaccount van [Bedrijf] via single sign-on (SSO) met [Microsoft Entra ID / Google Workspace / Okta]. Persoonlijke accounts en privéabonnementen mogen niet worden gebruikt voor werk voor [Bedrijf].

Toegang wordt verleend via [groepslidmaatschap in de identiteitsprovider / een verzoek aan de IT-servicedesk]. Bij vertrek bij [Bedrijf] of een andere functie vervalt de toegang via dezelfde groepen.

API-sleutels worden per persoon of per applicatie uitgegeven, worden nooit gedeeld en worden bewaard in [secrets manager].

Wilt u een nieuwe tool voorstellen, stuur dan [aanvraagformulier] naar [eigenaar van het beleid]. Security, privacy en inkoop beoordelen de tool voordat die op de lijst komt. Een gratis proefversie van een niet-goedgekeurde tool geldt als gebruik.

Alles wat u typt, plakt, uploadt of een tool laat lezen (bestanden, schermen, repositories, e-mail, audio van vergaderingen) geldt als prompt.

Classificeer gegevens volgens ons classificatieschema. De tabel laat zien wat in een prompt in een goedgekeurde tool mag.

Twijfelt u over de klasse, behandel de gegevens dan als de hogere klasse of vraag het [eigenaar van het beleid].

Gebruik AI-tools niet om gevoelige kenmerken van personen af te leiden, om medewerkers te monitoren of om over een persoon te beslissen zonder de menselijke controle uit artikel 7.

[Bedrijf] houdt een allowlist bij van AI-modellen en van de aanbieders die ze mogen draaien. Een model of aanbieder die niet op de lijst staat, mag geen gegevens van [Bedrijf] verwerken.

Een aanbieder komt pas op de lijst na beoordeling van: waar de inferentie plaatsvindt [bijv. alleen in Europa], of de aanbieder prompts en uitkomsten bewaart (voor Vertrouwelijk en hoger eisen we zero data retention), of de aanbieder traint op onze gegevens (dat mag niet), de subverwerkers en een getekende verwerkersovereenkomst.

Open-weight modellen worden per applicatie goedgekeurd, voor de toepassingen die op de allowlist staan.

Retries en fallbacks moeten binnen de allowlist blijven. Een tool die verzoeken ongemerkt naar andere aanbieders stuurt, is niet goedgekeurd.

[Eigenaar van het beleid] beheert de allowlist op [link] en herziet die samen met dit beleid.

Coding agents (bijvoorbeeld Claude Code, Codex, Cursor, GitHub Copilot of Cline) mogen worden gebruikt op de repositories die staan op [link].

Zet nooit geheimen in prompts, agentinstructies of gecommitte code. Houd .env-bestanden en inloggegevens buiten bereik van de agent en draai [tool voor secret scanning] bij elke commit.

Agents draaien met de minste rechten die ze nodig hebben: geen productiecredentials, geen schrijftoegang tot productiesystemen en geen automatische goedkeuring van commando's die gegevens verwijderen, infrastructuur wijzigen of naar beschermde branches pushen.

Alle door AI geschreven code gaat door de normale review van een pull request door een andere persoon dan degene die de code liet genereren, en door dezelfde tests en securityscans als alle andere code. De auteur van de pull request is verantwoordelijk voor de code.

Controleer de licenties van dependencies die de agent toevoegt en van langere passages die de agent letterlijk overneemt.

MCP-servers, plug-ins en extensies zijn tools in de zin van artikel 2 en moeten worden goedgekeurd voordat ze worden gebruikt.

Goedgekeurde tools worden zo ingesteld dat aanbieders geen kopie van prompts en uitkomsten bewaren buiten wat nodig is om elk verzoek te verwerken, overal waar de aanbieder dat biedt.

[Bedrijf] logt metadata van AI-gebruik: wie, welke tool of sleutel, welk model en welke aanbieder, wanneer en de kosten. Deze gegevens worden [12 maanden] bewaard.

De inhoud van prompts en uitkomsten wordt niet centraal gelogd, tenzij [wettelijke verplichting of goedgekeurde toepassing]. Waar dat wel gebeurt, wordt de inhoud beschermd als de hoogste dataklasse die erin voorkomt.

Chatgeschiedenis in goedgekeurde tools wordt na [termijn] verwijderd. Uitkomsten die bedrijfsdocumenten zijn, worden opgeslagen in [documentsysteem] en niet alleen in de AI-tool.

Gebruikslogs dienen voor beveiliging, kostenbeheersing en compliance, zoals beschreven in [privacyverklaring voor medewerkers].

U bent verantwoordelijk voor elke AI-uitkomst die u gebruikt. Controleer feiten, cijfers, citaten, bronnen, code en juridische uitspraken voordat u erop vertrouwt.

Een deskundige controleert AI-uitkomsten voordat ze naar een klant gaan, worden gepubliceerd, in een contract worden gebruikt of worden gebruikt bij een beslissing over een persoon, zoals werving, beoordeling, krediet of toegang tot een dienst.

AI neemt geen definitieve beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor een persoon. [Noem toepassingen die verboden zijn of een aparte risicobeoordeling vereisen.]

Waar uw beroep dat vereist, legt u in [systeem] vast wanneer AI wezenlijk heeft bijgedragen aan advies aan een cliënt.

Wanneer [Bedrijf] beeld-, audio- of videomateriaal publiceert dat een deepfake is (inhoud die lijkt op echte personen, voorwerpen, plaatsen of gebeurtenissen en ten onrechte authentiek zou lijken), maken we bekend dat het kunstmatig is gegenereerd of gemanipuleerd. Dit is een plicht voor gebruiksverantwoordelijken volgens artikel 50, lid 4, van de AI-verordening, vanaf 2 augustus 2026.

Wanneer we door AI gegenereerde of gemanipuleerde tekst publiceren om het publiek te informeren over aangelegenheden van algemeen belang, maken we dat ook bekend, tenzij een persoon de tekst heeft gecontroleerd of bewerkt en [Bedrijf] de redactionele verantwoordelijkheid ervoor draagt.

Machineleesbare markering van AI-uitkomsten (watermerken, metadata) is de plicht van de aanbieder van het AI-systeem volgens artikel 50, lid 2. Verwijder zulke markeringen niet.

Aanvullend op de wet geldt bij [Bedrijf]: [chatbots voor klanten worden als AI aangeduid / in klantcommunicatie melden we wanneer inhoud grotendeels door AI is gegenereerd].

[Bedrijf] neemt maatregelen om de AI-geletterdheid te ondersteunen van zijn personeel en van anderen die namens [Bedrijf] AI-systemen gebruiken, rekening houdend met hun kennis, ervaring, onderwijs en opleiding en de context waarin de tools worden gebruikt. Dit is de plicht uit artikel 4 van de AI-verordening, die sinds 2 februari 2025 geldt.

Iedereen volgt [basistraining AI] voordat hij of zij toegang krijgt tot een goedgekeurde tool, en [elke 12 maanden een opfriscursus].

De training behandelt dit beleid, de dataklassen, hoe modellen zich kunnen vergissen, prompt injection en het goedgekeurde gebruik van elke tool. Ontwikkelaars die coding agents gebruiken en teams die AI inzetten bij beslissingen over personen, krijgen aanvullende training voor hun rol.

[HR / eigenaar van het beleid] registreert wie welke training heeft afgerond.

Meld binnen [24 uur] bij [securitycontact of kanaal]: gegevens ingevoerd in een tool waar dat niet mocht, een geheim dat is blootgesteld aan een AI-tool, schadelijke of discriminerende uitkomsten die een klant hebben bereikt, een actie van een agent die onverwacht iets heeft gewijzigd of verwijderd, of een vermoeden van prompt injection.

Van iedereen wordt verwacht dat een fout snel wordt gemeld, en dat is geen disciplinaire kwestie. Een fout verzwijgen is een overtreding van dit beleid.

Vervang een blootgesteld geheim onmiddellijk. [Security / functionaris gegevensbescherming] beoordeelt of de privacywetgeving een melding aan de toezichthouder of aan de betrokkenen vereist.

Betaalde AI-abonnementen, licenties en API-gebruik vereisen goedkeuring van [budgethouder] vóór aankoop. AI-tools worden niet met een persoonlijke creditcard gekocht zonder [goedkeuring van de declaratie].

Elke persoon en elke applicatie met betaald gebruik heeft een maandbudget dat [budgethouder] vaststelt. Is het budget bereikt, dan stopt het gebruik totdat [budgethouder] meer goedkeurt.

[Finance] beoordeelt de AI-uitgaven per persoon, applicatie en kostenplaats elke [maand].

Ongebruikte licenties en sleutels worden opgezegd bij de [driemaandelijkse] herziening.

[Eigenaar van het beleid] is eigenaar van dit beleid, de lijst met goedgekeurde tools en de allowlist voor modellen en aanbieders.

Het beleid wordt elke [6 maanden] herzien, en direct na een ernstig incident, een nieuw soort tool of een wetswijziging.

Overtredingen van dit beleid worden behandeld volgens [disciplinair beleid / contractvoorwaarden].

Versiegeschiedenis: [datum, versie, wijziging, goedgekeurd door].