Polityka korzystania z AI w firmie: bezpłatny wzór

Niniejsza polityka określa zasady korzystania z narzędzi sztucznej inteligencji (AI) w [Firmie]: asystentów czatu, funkcji AI w innym oprogramowaniu, agentów kodujących oraz modeli AI używanych przez API.

Polityka obowiązuje wszystkich pracowników, pracowników tymczasowych i konsultantów, którzy korzystają z AI w pracy dla [Firmy], na sprzęcie służbowym i prywatnym.

Polityka obowiązuje łącznie z naszymi politykami bezpieczeństwa informacji, ochrony danych osobowych i korzystania z IT. W razie sprzeczności stosuje się zasadę najbardziej rygorystyczną.

Pytania dotyczące polityki należy kierować do [właściciel polityki, e-mail].

Korzystaj wyłącznie z narzędzi AI z listy zatwierdzonych narzędzi pod adresem [link do intranetu]. Lista określa, do czego można używać każdego narzędzia i jaka jest najwyższa dozwolona w nim kategoria danych (punkt 3).

Do zatwierdzonych narzędzi loguj się kontem służbowym [Firmy] przez logowanie jednokrotne (SSO) w [Microsoft Entra ID / Google Workspace / Okta]. Kont prywatnych i prywatnych subskrypcji nie wolno używać w pracy dla [Firmy].

Dostęp przyznaje się przez [członkostwo w grupach dostawcy tożsamości / zgłoszenie do helpdesku IT]. Gdy ktoś odchodzi z [Firmy] lub zmienia rolę, dostęp jest odbierany przez te same grupy.

Klucze API wydaje się na osobę lub na aplikację, nigdy się ich nie udostępnia i przechowuje się je w [menedżerze sekretów].

Nowe narzędzia zgłasza się [formularzem] do [właściciel polityki]. Bezpieczeństwo informacji, ochrona danych i zakupy oceniają narzędzie, zanim trafi na listę. Bezpłatny okres próbny niezatwierdzonego narzędzia też jest korzystaniem z niego.

Wszystko, co wpisujesz, wklejasz, przesyłasz lub pozwalasz narzędziu odczytać (pliki, zrzuty ekranu, repozytoria kodu, e-maile, nagrania ze spotkań), jest promptem.

Klasyfikuj dane zgodnie z firmowym schematem klasyfikacji. Tabela pokazuje, co można wpisać do promptu w zatwierdzonym narzędziu.

Jeśli nie masz pewności co do kategorii, traktuj dane jak kategorię wyższą albo zapytaj [właściciel polityki].

Nie używaj AI do wnioskowania o szczególnych cechach osób, do monitorowania pracowników ani do podejmowania decyzji o osobie bez kontroli człowieka opisanej w punkcie 7.

[Firma] prowadzi listę zatwierdzonych modeli AI i dostawców, którzy mogą je uruchamiać. Model lub dostawca spoza listy nie może przetwarzać danych [Firmy].

Dostawca trafia na listę dopiero po ocenie: gdzie odbywa się inferencja [np. tylko w Europie], czy przechowuje prompty i odpowiedzi (dla kategorii Poufne i wyższych wymagamy zerowej retencji danych), czy trenuje modele na naszych danych (nie może), jakich ma podprocesorów oraz czy podpisano umowę powierzenia przetwarzania danych.

Modele o otwartych wagach zatwierdza się dla konkretnej aplikacji i do zastosowania wskazanego na liście.

Ponowienia i trasy zapasowe pozostają w obrębie listy. Narzędzie, które po cichu kieruje zapytania do innych dostawców, nie jest zatwierdzone.

[Właściciel polityki] prowadzi listę pod adresem [link] i przegląda ją razem z tą polityką.

Agentów kodujących (np. Claude Code, Codex, Cursor, GitHub Copilot lub Cline) można używać w repozytoriach wymienionych pod adresem [link].

Nigdy nie umieszczaj sekretów w promptach, instrukcjach dla agentów ani w commitowanym kodzie. Trzymaj pliki .env i dane uwierzytelniające poza zasięgiem agenta i uruchamiaj [skaner sekretów] przy każdym commicie.

Agenci działają z minimalnymi uprawnieniami: bez danych dostępowych do produkcji, bez prawa zapisu w systemach produkcyjnych i bez automatycznego zatwierdzania poleceń, które usuwają dane, zmieniają infrastrukturę lub wypychają zmiany do chronionych gałęzi.

Każdy kod napisany przez AI przechodzi zwykły przegląd pull requesta przez inną osobę niż ta, która go wygenerowała, oraz te same testy i skany bezpieczeństwa co reszta kodu. Za kod odpowiada autor pull requesta.

Sprawdzaj licencje zależności dodanych przez agenta oraz dłuższych fragmentów, które odtwarza on dosłownie.

Serwery MCP, wtyczki i rozszerzenia są narzędziami w rozumieniu punktu 2 i wymagają zatwierdzenia przed użyciem.

Zatwierdzone narzędzia konfiguruje się tak, aby dostawcy nie przechowywali kopii promptów i odpowiedzi dłużej, niż wymaga obsłużenie danego zapytania, jeśli dostawca to umożliwia.

[Firma] loguje metadane korzystania z AI: kto, jakie narzędzie lub klucz, jaki model i dostawca, kiedy i za jaki koszt. Dane te przechowuje się przez [12 miesięcy].

Treści promptów i odpowiedzi nie loguje się centralnie, chyba że wymaga tego [przepis prawa lub zatwierdzony przypadek użycia]. Jeśli są logowane, chroni się je jak najwyższą kategorię danych, którą zawierają.

Historia rozmów w zatwierdzonych narzędziach jest usuwana po [okres]. Wyniki będące dokumentami biznesowymi zapisuje się w [system dokumentów], a nie tylko w narzędziu AI.

Logi użycia służą bezpieczeństwu, kontroli kosztów i zgodności, zgodnie z [klauzulą informacyjną dla pracowników].

Odpowiadasz za każdy wynik AI, z którego korzystasz. Sprawdzaj fakty, liczby, cytaty, źródła, kod i stwierdzenia prawne, zanim na nich polegasz.

Kompetentna osoba weryfikuje wynik AI, zanim zostanie wysłany klientowi, opublikowany, użyty w umowie lub w decyzji dotyczącej osoby, np. przy rekrutacji, ocenie pracowniczej, przyznaniu kredytu lub dostępu do usługi.

AI nie podejmuje ostatecznych decyzji wywołujących wobec osoby skutki prawne lub podobnie istotne skutki. [Wymień zastosowania zakazane lub wymagające odrębnej oceny ryzyka.]

Jeśli wymaga tego twój zawód, odnotuj w [system], kiedy AI istotnie przyczyniła się do porady udzielonej klientowi.

Gdy [Firma] publikuje obraz, dźwięk lub wideo będące deepfake'iem (treść przypominającą istniejące osoby, przedmioty, miejsca lub zdarzenia, która mogłaby niesłusznie zostać uznana za autentyczną), ujawniamy, że treść została sztucznie wygenerowana lub zmanipulowana. To obowiązek podmiotu stosującego system AI z art. 50 ust. 4 AI Act, od 2 sierpnia 2026 r.

Gdy publikujemy tekst wygenerowany lub zmieniony przez AI w celu informowania opinii publicznej o sprawach leżących w interesie publicznym, również to ujawniamy, chyba że tekst przeszedł weryfikację lub redakcję przez człowieka, a [Firma] ponosi za niego odpowiedzialność redakcyjną.

Oznaczanie treści AI w formacie nadającym się do odczytu maszynowego (znaki wodne, metadane) to obowiązek dostawcy systemu AI z art. 50 ust. 2. Nie usuwaj takich oznaczeń.

Poza wymogami prawa w [Firmie] obowiązuje: [chatboty w obsłudze klienta są oznaczane jako AI / komunikacja z klientem informuje, gdy treść jest w przeważającej części wygenerowana przez AI].

[Firma] podejmuje środki, aby zapewnić odpowiedni poziom kompetencji w zakresie AI swoich pracowników i innych osób korzystających z systemów AI w jej imieniu, z uwzględnieniem ich wiedzy technicznej, doświadczenia, wykształcenia i przeszkolenia oraz kontekstu, w którym narzędzia są używane. To obowiązek z art. 4 AI Act, stosowany od 2 lutego 2025 r.

Każdy przechodzi [podstawowe szkolenie z AI], zanim otrzyma dostęp do zatwierdzonego narzędzia, oraz [szkolenie przypominające co 12 miesięcy].

Szkolenie obejmuje tę politykę, kategorie danych, typowe błędy modeli, prompt injection oraz to, do czego zatwierdzono każde narzędzie. Programiści korzystający z agentów kodujących i zespoły używające AI w decyzjach dotyczących osób przechodzą dodatkowo szkolenie dla swojej roli.

[HR / właściciel polityki] ewidencjonuje, kto ukończył które szkolenie.

Zgłoś do [kontakt ds. bezpieczeństwa lub kanał] w ciągu [24 godzin]: dane wpisane do narzędzia, w którym nie były dozwolone, sekret ujawniony narzędziu AI, szkodliwą lub dyskryminującą treść, która dotarła do klienta, działanie agenta, które nieoczekiwanie coś zmieniło lub usunęło, albo podejrzenie prompt injection.

Oczekujemy szybkiego zgłaszania błędów i nie wiąże się to z konsekwencjami dyscyplinarnymi. Ukrywanie błędu jest naruszeniem polityki.

Ujawniony sekret jest natychmiast zmieniany. [Bezpieczeństwo informacji / inspektor ochrony danych] ocenia, czy przepisy o ochronie danych wymagają zgłoszenia do organu nadzorczego lub zawiadomienia osób, których dane dotyczą.

Płatne subskrypcje AI, licencje i użycie API wymagają zgody [właściciel budżetu] przed zakupem. Narzędzi AI nie kupuje się prywatnymi kartami bez [zgody na zwrot kosztów].

Każda osoba i każda aplikacja z płatnym użyciem ma miesięczny budżet ustalony przez [właściciel budżetu]. Po wyczerpaniu budżetu użycie zatrzymuje się, dopóki [właściciel budżetu] nie zatwierdzi więcej.

[Dział finansów] przegląda koszty AI według osób, aplikacji i centrów kosztów [co miesiąc].

Nieużywane licencje i klucze są anulowane podczas [kwartalnego] przeglądu.

[Właściciel polityki] odpowiada za tę politykę, listę zatwierdzonych narzędzi oraz listę zatwierdzonych modeli i dostawców.

Politykę przegląda się co [6 miesięcy] oraz niezwłocznie po poważnym incydencie, pojawieniu się nowego typu narzędzia lub zmianie przepisów.

Naruszenia polityki rozpatruje się zgodnie z [regulaminem pracy / warunkami umowy].

Historia wersji: [data, wersja, zmiana, zatwierdził].